A rastreabilidade de amostras ainda é, para a maioria dos laboratórios brasileiros, um quebra-cabeça montado à mão, planilhas desconexas, etiquetas preenchidas no improviso e cadernos que circulam pelos corredores fazem o controle de estoque do laboratório.
Cada analista atualiza sua própria tabela, cola um novo rótulo no frasco e faz anotações em um logbook físico. Parece apenas um detalhe operacional, mas esse modelo fragmentado afeta diretamente a eficiência laboratorial e explica por que tantas equipes lidam com perda de amostras, atrasos em prazos críticos e apontamentos de não conformidade regulatória.
Os perigos de fazer o rastreamento das amostras por planilhas
Quando a rastreabilidade de amostras depende de digitação manual, qualquer falha vira efeito dominó. Veja os principais riscos:
- Erro humano inevitável – números duplicados, células esquecidas, digitação fora de ordem ou preenchimento “no fim do dia” quebram a cadeia de rastreabilidade de amostras.
- Conflito de turnos – cada turno usa a mesma planilha, cria abas paralelas ou sobrescreve linhas, no dia seguinte ninguém sabe qual coluna é a certa.
- Pane ou corrupção do arquivo – uma fórmula quebrada, salvar com outro nome ou travar o Excel significa perder semanas de registros.
- Falta de integração – a planilha vive isolada, não conversa com o estoque, nem com a área administrativa, nem com outros fatores importantes da gestão de amostras.
- Retrabalho constante – analistas gastam horas procurando tubos no freezer ou repetem ensaios porque pegam a amostra errada.
- Perda de amostras e custo extra – amostras vencem ou são descartadas por engano, reagentes e horas-técnicas vão para o lixo.
- Atraso na entrega ao cliente – cada erro estoura o cronograma de análise, impacta SLA e compromete a reputação.
- Risco em auditorias do laboratório – sem rastreabilidade de amostras completa, faltam dados na hora de demonstrar conformidade regulatória, observações graves podem suspender a operação.
Depender de planilhas e papéis para rastreamento de amostras não é só um erro técnico, é um erro financeiro, operacional e de reputação. Em um mercado que já dispõe de automação laboratorial, continuar no modelo manual significa aceitar perdas de amostras, atrasos nas entregas e não conformidades regulatórias como rotina.
Da planilha à automação laboratorial, o salto que o BS1 entrega
O módulo de Gestão de Laboratório do BS1 muda esse jogo que afeta a eficiência das suas análises.
- As amostras nascem digitalmente – O sistema cria o ID, imprime a etiqueta 2D e guarda todos os metadados em um cadastro único.
- Rastreabilidade de amostras contínua – Qualificação, armazenamento, movimentação, uso e descarte são registrados em tempo real, cada leitura de código atualiza localização, usuário, data e hora.
- Histórico imutável – Todas as ações ficam gravadas para consulta instantânea em auditorias.
- Integração nativa – O mesmo painel concentra a gestão de amostras (qualificação e localização), carga de trabalho e atividades dos analistas, indicadores de produtividade e custos, controle de estoque laboratório, sistema LIMS de Clientes/CRM com contratos, propostas e projetos, gestão da qualidade e relatórios técnicos prontos com assinatura eletrônica válida, alertas automáticos de vencimento de amostra, prazos críticos e pendências disparam notificações para evitar falhas.
Em poucas palavras, o BS1 leva sua rastreabilidade de amostras de um sistema fragmentado para um fluxo inteligente, integrado e seguro. O gestor enxerga quem usa o quê, onde a amostra está, quais prazos vencem primeiro e quanto cada projeto consome de recursos. O resultado é a redução imediata de perdas, cortes no retrabalho, relatórios em minutos e um laboratório pronto para qualquer auditoria laboratório.
Tudo o que antes estava disperso em planilhas agora vive em um único ecossistema digital, garantindo confiança de ponta a ponta na gestão de amostras.
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