A gestão de documentos em laboratórios consiste no controle e organização sistemática de todas as informações críticas geradas e utilizadas no dia a dia. Isso inclui o gerenciamento de normas, procedimentos operacionais padrão (POPs), registros de calibração de equipamentos, certificados de análise, laudos de ensaio, dados de validação de métodos e todos os demais registros que comprovam a rastreabilidade e a qualidade das análises realizadas.
Ter uma gestão de documentos eficiente é crucial para a conformidade laboratorial e para atender as normas de acreditação, assegurando aintegridade dos dados e a confiabilidade dos resultados. No entanto, sem as ferramentas certas, a complexidade dessa tarefa pode rapidamente se transformar em um desafio significativo para muitos laboratórios, comprometendo sua eficiência operacional.
Como a gestão de documentos em laboratórios é feita atualmente (e por que é um problema)
Imagine um cenário comum em muitos laboratórios: cada analista mantém sua própria pasta de procedimentos, alguns arquivos ficam no computador da área de Físico-Química, outros em gavetas cheias de POPs impressos, e a validação de um método está num e-mail antigo perdido na caixa de entrada. Essa fragmentação de arquivos gera problemas recorrentes que afetam a rotina e os resultados.
Essa abordagem descentralizada e manual costuma levar a três problemas típicos:
- Risco de Não-Conformidade: Em um roteiro de auditoria, o inspetor pede a versão atualizada do Procedimento de Qualificação de Equipamento. O analista corre para várias pastas, mas encontra apenas cópias desatualizadas ou rasuradas. A ausência do carimbo de revisão correto cria um achado crítico e requer retrabalho imediato para comprovar a validade do método, colocando em xeque a conformidade laboratorial.
- Perda de Produtividade: Cada vez que um novo colaborador chega, o gestor precisa dedicar horas para explicar onde estão os formulários de liberação de lote ou os certificados de calibração. Em vez de focar na análise, a equipe gasta tempo caçando documentos, atrasando resultados e comprometendo prazos de entrega a clientes, impactando diretamente a qualidade em laboratórios.
- Falta de Rastreabilidade: Quando ocorre um desvio analítico, é imprescindível saber quem aprovou o protocolo ou quando a última revisão foi feita. Se não há um histórico de revisões claro, torna-se quase impossível mapear quem alterou cada versão, atrasando investigações de não-conformidades e prejudicando a adesão a normas de acreditação como BPL (Boas Práticas de Laboratório) e A ausência de uma rastreabilidade de documentos eficiente torna o processo lento e propenso a erros.
Esses desafios são comuns, mas a boa notícia é que existe uma solução para superá-los. Quer saber como a automação de processos pode revolucionar a gestão de documentos no seu laboratório?
Como o Módulo de Gestão de Documentos do BS1 soluciona esses desafios
Enfrentar os desafios da gestão de documentos em laboratórios exige uma solução robusta e inteligente. O Módulo de Gestão de Documentos do BS1 foi projetado para transformar o caos de pilhas de papel e a complexidade manual em uma gestão laboratorial integrada, aumentando a produtividade e eliminando os riscos de não-conformidades, tudo com total rastreabilidade.
Ele centraliza todos os documentos e evidências do seu laboratório, oferecendo recursos essenciais para uma operação sem falhas:
- Controle de Versão e Histórico: Mantenha um registro impecável de cada alteração em seus documentos. Toda revisão é versionada automaticamente, com histórico completo de data, hora e responsável. Isso é vital para a rastreabilidade de documentos e para auditorias tranquilas.
- Assinatura Eletrônica Segura: Agilize suas aprovações com a integração a certificados digitais (Token A3), permitindo assinaturas eletrônicas com segurança e validade legal. Diga adeus à papelada e garanta a autenticidade dos seus registros para a conformidade laboratorial.
- Impressão Controlada: Assegure que apenas as versões corretas e aprovadas de seus documentos sejam impressas. O BS1 gerencia a impressão por meio de uma fila controlada, que valida e rastreia cada cópia, evitando o uso de informações desatualizadas e garantindo a qualidade em laboratórios.
- Publicação e Acesso Inteligente: Após a aprovação, os documentos podem ser publicados de forma segura, com visualização controlada por perfis e permissões. Isso garante que a informação certa chegue às pessoas certas, na versão correta, sempre.
- Integração Perfeita com Fluxos de Trabalho: O módulo se conecta diretamente às suas rotinas laboratoriais. Documentos são gerados automaticamente com dados do sistema, utilizando modelos que se preenchem sozinhos. É a automação de processos transformando a sua rotina.
- Organização e Evidência em Projetos: Anexe documentos cruciais ao Logbook de cada projeto, mantendo tudo organizado e acessível. Os entregáveis finais ficam prontos para clientes ou auditorias, consolidando a rastreabilidade.
- Controle de Acesso Preciso: Defina quem pode visualizar, editar ou assinar cada tipo de documento, com permissões específicas por usuário, função ou setor. Isso garante a segurança da informação e a conformidade laboratorial.
Com esses recursos avançados, o Módulo de Gestão de Documentos do BS1 não só resolve os problemas de desorganização e retrabalho, mas eleva a qualidade em laboratórios a um novo patamar, garantindo a total automação de processos e um controle documental sem precedentes, em alinhamento com as mais rigorosas normas de acreditação.
Automação de Gestão de documentos em laboratórios: Por que isso importa para você, dono de laboratório?
A implementação do Módulo de Gestão de Documentos do BS1 traz benefícios diretos e estratégicos para a sua operação:
- Produtividade: Libera sua equipe de tarefas repetitivas de busca e arquivamento manual, permitindo que dediquem mais tempo às análises críticas e ao core business do laboratório.
- Confiabilidade: Reduz drasticamente o risco de usar procedimentos desatualizados ou errados, garantindo que todas as análises sigam as diretrizes corretas e resultem na qualidade em laboratórios esperada.
- Conformidade Permanente: Elimina surpresas e estresse em auditorias, pois todo o ciclo documental é automatizado, transparente e totalmente rastreável, facilitando a adesão às normas de acreditação e garantindo a conformidade laboratorial.
- Crescimento Escalável: Conforme seu laboratório expande, o BS1 mantém a gestão de documentos em laboratório organizada e eficiente, sem necessidade de reinventar processos ou migrar para outra plataforma. Ele acompanha seu crescimento de forma fluida.
Esse é o valor real do Módulo de Gestão de Documentos do BS1: segurança, agilidade e confiança para você focar no que realmente importa, resultados analíticos de excelência.
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